「分心」是吃掉寶貴時間的怪獸

每個人一天都是24小時,為什麼相同的工作量,有的人被加班壓得身心俱疲、喘不過氣來,有些人卻能把工作如期完成又準時下班?其中差別就在於「效率」,是否把時間做了最有效的運用。

分心往往是浪費時間最主要的凶手!

檢視自己是否有以下這些行為,浪費了寶貴的時間?

1.    找東西:工欲善其事,必先利其器,從檔案到文具用品,請隨時整理好,別以為找東西是小事,據統計,平均每人每天超過20分鐘在找東西,一年累積下來就有高達6天都在找東西。

2.    收電子郵件:取消新郵件提示,並訂定每天收郵件的時間,其他時間一律不開信箱,別讓電子郵件不停干擾手邊工作。


3.    瀏覽網頁:網路是個無底洞,在網路上閒逛經常沒完沒了,往往一個上午就過去了,要不斷提醒自己,網路只是工具,用完就關起來。

4.    更新社群網站:若不是企業的社群管理員,實在是想不出有什麼理由非得在上班時間更新社群網站,對工作一點幫助也沒有。

5.    社交行為:上廁所時和同事聊個天、交換一下八卦,這種「順便」的行為,也經常讓時間不知不覺溜走,要聯繫感情可以利用午休時間,但不要把話題耗費在抱怨上,感染負面情緒只會降低工作效率。

6.    開會:開會乍看之下是很重要的工作,然而,如果能更有效率,就不需要把大家集合起來開會,無意義的會不僅是浪費一個人時間,更浪費了所有與會者的時間,因此,一定要確認,這是非開不可的會嗎?流程能更縮短嗎?例如大家直接帶著方案來報告,而不是在會議中才在開始動腦。

7.    回覆通訊軟體:除非和重要工作相關必須立即回覆的對象,其他群組和對話框一律取消提示鈴聲,否則,就算忍住不看、不回覆,但訊息聲打斷工作後,要重新集中注意力進入狀況,就像是熄火的引擎要重新起步,還得花上一段時間。

撰文/今週刊 陳裴司